原创：会议管理制度规定

xar7879

原创：会议管理制度规定

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1.目的：
为提升公司管理水平及提高会议效率，科学规范以会议交流为载体形式进行信息沟通传递，达到有效沟通，科学民主决策，行动迅速响应之目的。
2.适用范围
所有经营活动会议均适用之。
3.定义
讨论会：主要由相关部门负责人召集对引进较贵新设备、软件进行讨论及其他必要时需当面讨论的话题。
传达会：对总公司/客户/相关方(含政府单位/利益方)的相关指令进行传达之会议。
评审会：对某一文件(一二阶文件)发行、新产品导入（立项/样机/中试/BOM/合同/等）、MRB决策（来料/制程/出货异常）、管理评审、订单/备料评审等相关评审会议
沟通会：主要包含品质异常检讨会（如供应商驻厂检讨、来料/制程/出货/客诉品质检讨等）、流程异常检讨会（如流程走不顺或严重缺失及对流程严重偏离之现象）及认证公司/内审等发现不符合之整改会议；对满意度调查或客户审核不合格的市场部召集相关改善会议；对供应商投诉我司的不合理的方面供管部召开建立互利关系的改进促进会。
例会： 大致包含周例会/月例会/年例会/部门内部例会等。
周例会：主要为各部门上周目标达成情况/计划进展情况和下周计划，及存在问题之协助。
月例会：主要为各部门上月目标达成情况/计划进展情况和下周计划，及存在问题协助、检讨、趋势分析、持续改进之意见等。
年例会：主要为各部门上年目标达成情况/计划进展情况和下年计划，及存在问题总结归纳、统计分析、讨论决策、部门战略制定、新的一年目标制定等等。
部门内部例会: 各职能部门为打造好最佳团队内部进行必要的交流、检讨、传达等会议。



5.流程步骤
5.1会前准备：
a.非紧急情况下会议通知一般要提前1-2天发出，通知内容必须要有5W2H；如时间（when）、地点
(where)、与会人(who)、议题(what)、为什么要开这会及开会目的(why) 、会前情况背景如何（how）、会议大致所需时间(how long
b.会议召集人需在会议时间10分钟通过邮件或电话提醒，并且提前5分钟抵达会议将签到表、会议准备资料准备好。
5.2 会中执行
会议中主持人需围绕会议主题引导，各自发表建议并尽量促成统一决策，时间尽量控制在半小时至2小时内，对于决策内容需要明确责任人姓名，完成时间及签名确认形成会议记录，会议记录要求在会后4小时内发给与会人员。
5.3 会后追踪
对会议中讨论中的决策行动上述表格中的追踪跟进人进行全面追踪落实情况，一般要求7天内完成，如果需要较长时间完成的，责任人需给出完成计划和日程表。
5.4 效果确认
追踪跟进人对责任人改善行动进行确认，对于无效行动之情况，可上报并进行二次会议直至行动确认有效结案为止。
6.注意事项
一.会议不能迟到、争吵、嬉笑、串遛、走题、接听手机等。
二.会议思路遵循PDCA，会议气氛科学友好民主，可以好的结果为导向的争论，会议决策遵循SMART原则即Specific（内容要具体）、Measurable(行动可评估)、Attainable（目的可达到）、Realistic（效果可验证）、Time-based（截止时间内完成）。
三.遇到在非与会人员决策权限范围之内的情况，需及时上报相关负责人定夺，避免恶性吵闹。
四.对于会议通知下的收件人及抄送人，收件人尽量做到不要缺席，如特殊情况，需提前与会议召集人说明并指派好代理人参加。

7.相关文件
<<信息沟通控制程序>>

国乐飘香

會議流程制定得不錯