富兰克林-科维博士上一世纪提出的时间管理法在很多人嘴里已经形成了习惯,比如,分清事情的轻重缓急,重要的事情先做等等. 但是只是说说,没有具体地去用来改进自己的行为习惯.只是事情出来了的时候,讲明一下事理用的. 真正用四象限图去规划时间的时候,其内涵之丰富,掌握的人并没有多少.所以,越往后面看,就越觉得用处大大的,对个人发展和实现人生目标可以发挥巨大的作用.
(很多人都知道)在纸上画个矩型,里面再画个十字架,将其分成四个部分,分别是紧急而不重要,重要而不紧急,不紧急而重要,又不紧急又不重要. 这四个部分对应的代号是ABCD,然后把不同的事情放进去,分个轻重缓急,如图所示:
问题是,这样就完事了?这样就会有效吗?往往流于形式了,流于形式的原因在于,并没有了解这种管理方法丰富的内涵和真正的用法,实际上并非那么简单.富兰克林科维只是将四象限法用于了时间管理，但是四象限法早于他多年就有波士顿管理学院提出并应用于商业分析了，以下这些内涵是用好这种方法的核心原则.
一.在四个象限中,B—重要而不紧急,是最有价值的一个象限,它代表长远收益,持续发展,成功和生活质量,代表一种从容的状态,一种可以进行更多的成功策划的状态.是由八十二十原则决定的,即百分之八十的收益是由百分之二十的行为中产生的,B象限的事情,就代表那百分之二十的行为.另外更为重要的是,今天的时代和社会,不确定性因素和变化非常多,有些预防危机或未雨绸缪的行为是要持续进行的,否则,产生的结果将使你进入A象限,总要处理危机和对一些事情进行紧急应对.
四象限时间管理法最重要也是决定性的原则是,无论你怎么把事情放在不同的部分,都要做到一点:此时,此刻,或者一个可以预计的时间,只要你可以操纵这个时间段,你要把它用于重要而不紧急的事情上去,也许你正在闲暇,正在上网看东西,正在出差途中,正在去约会的路上,或者正在发呆,正在不开心,但是现在手里有一块的时间,也许它有几小时,几分钟,不管它多么零零碎碎,请你把它用于已规划的重要而不紧急的事情上去,或者安排一件重要而不紧急的事情给这段时间. 如果做不到这点,等于不做.
二.A象限代表紧急又重要,工作和生活的状态因人而异,但是人难免都会处理这类事情,例如承担有时间期限的任务,应对危机,应对突发的紧急任务,它伴随着压力,疲劳,紧张,加班加点,如果是重大健康问题,则伴随着痛苦,它使你必须要先去处理完毕,才可以转回到主动支配时间的状态.
三.C象限则往往是一些例行的任务,但必须处理它们,如果不处理,会引发一些不良影响,它也和你的工作重要度有关,一些普通文职职员,她们所处理的打字,排版,格式,张贴等工作,属于这一类,如果是个人生活,一些不想去做,做了明知没收获,但不做会有碍情面,比如应对亲戚来访,朋友电话倾诉等等.
四.D象限也是一个富有戏剧性的象限,其实严格说来,正常的行为,很难归于D象限,比如说娱乐,休闲活动,旅游,和一群朋友喝大酒,难道这就是不紧急也不重要吗? 当然不是,这更多地反而是重要行为,因为它们对健康,生活质量和人脉关系有很大贡献. 那么怎样算是不紧急又不重要呢,答案是,它们往往是由某些情绪和不良习惯所引发的,例如无谓的吵架,不解决问题的争执,发呆,心理不平衡生闷气,喝闷酒, 清洁癖,处心积虑报复他人等等. 或者因为害怕寂寞,谁叫都出去玩,不管玩什么,结果玩完更无聊,要知道,”寂寞可以成就一个人的狂欢,而狂欢只不过是一群人的寂寞,无效的情绪化行为产生不紧急又不重要的事情. 有的人因为性格特点,不会拒绝他人,盲目跟随,谁叫都去,谁要帮忙就上,到头来自己却一无所获,如果一个人的空余时间被这些支配,很显然,人生将是失败的.
总之,B象限是我们最需要下功夫的关注的,它的最终努力目标不是使事情越来越多,而是使事情越来越少,最后剩下的都是大事,有价值的事,从容不迫的事情, 对生活质量和人生的成功有重要影响的事情.B象限的事情做好了,将不断消灭其他几个象限的事情,使你的状态良性发展.
四个象限之间存在相互转化和比例关系, 如果我们忽视了B象限,其他象限的火或荒草就会蔓延,最终搞到你惶恐不安,心力交瘁,事无所成,更有甚者可能自暴自弃. 如果我们足够重视B象限,其他象限的不良作用将会越来越少,人生会不断进步.
以上只是四个象限的意义,仅仅知道意义,并不等于就能做好时间管理,还有更重要的一些原理和规则需要知道,后续我们继续深入探讨.
要想把四象限时间管理用好,有效,发挥出它的威力,就要知道更多的规则.
一.和其他流水帐方式的时间管理法不同, 四象限法并不需要面面俱到,要记录或者事先设定的事情,一定是对生活质量会产生影响或改变的事情. 而洗澡,每天路过门口的摊买早点,蹲马桶,理发,这些事情是不需要记录的.而你在记录或设定事件之前,稍微想一下,就可以识别它的影响,比如天天中午你都要去饭堂吃饭,如果只是例行吃个饭,你没有必要记它,但是某一天,你吃饭的时候,突然见到了一个让你立刻一见倾心的美女,你知道她是同一层楼上其他公司新来的,她给你留下了深刻的印象,你真的很想认识她,交个朋友,这样的话,意义就不再是吃个中午饭了,你就可以设定任务了,任务是什么?后续你要和她搭上话,弄到联系方式.于是后续的中午饭时间就有了意义,可以设定日循环时间的任务或浮动事件了. 归根到底,美女将会改变你的生活. 那么对于这个事情,你觉得应该放进哪个象限呢?这决定于你要认识她的目的.如果你只是有色心没色胆,每天吃饭想多看两眼,那你还是放在不紧急又不重要吧, 如果你是想发展成为女朋友或者老婆,那可真是要放到B象限了,你也知道今天泡个美女不容易,而且恋爱结婚那可是重要的事情,如果你的目的是弄上床为终结, 那可是要快一点,因为上床是夜长梦多,所以不重要但紧急是比较合适的. 如果你比较自卑,见了美女后居然郁闷了,每次吃饭成了心里自我安慰的时间,那你最好记在不紧急又不重要,那是要想办法消灭的.
事情因吃饭而起,但是你有必要记录吃饭吗?没必要,事情的性质变成因美女出现可能改变生活了,你才值得动用软件来规划.
二.和统筹方法有差别,统筹方法往往是面向具体的任务和项目,它们要一段可以预期或固定的时间来完成,在这期间提升时间利用率,四象限法要管理的是非确定的时间,是要长期的积累才可以见效果的事情,这些效果是长期目标或者长远的发展.
三.四象限法中的事情是事先经过分类定义的,是结合自身价值观与目标去定位的,不是临时记录.
四个象限的不同分布情况,如果用在公司里不同的人身上,可以反映出所处的地位, B象限代表高层领导,他们的工作行为和考虑的事情更多是和公司发展有关的重要事情, A象限往往是中层干部的缩影,要应对来自日常的突发时间,要处理很多紧急的事情,但是又很重要,比如客户变卦,生产中断,物流中断,停工待料等等. C象限则是一般职员类的工作,D象限在工作场合理论中应该不存在,没有谁的工作属于既不紧急又不重要,但是人和人之间的矛盾协调,吵架,打架,争执,开会拍桌子开不下去,这些情绪化的行为属于D象限.
如果你要在工作中不断进取,想往更高的职位发展,四象限法可以从行为规划上帮你逐步实现目标.但是它也是个循环发展过程,即使你目前是小角色,你也有你的四个象限,你通过不断指向B象限的努力,可以走向更大的四象限.
四个象限中放进去的行为不是固定不变的,随着你的进步,事情的位置也会变化,有些不希望的事情会消亡,这就要求你可以用工具软件进行不断的修正和调节,但是位置变化和消亡,是伴随行为的结果而进行的.当事情的位置发生变化,或者一个分区的事情数量有增减的时候,实际上,四个分区的面积比例也在发生变化,但是目前为止包括PC机上,即使能找到有关软件,也没能实现根据任务数量的变化动态改变相应的面积比例.你只能在脑子里想象这个图景了.
行为的调节和变化可以根据一定的方向,比如你可以专门用B象限去对付,A,C,D中的其他事情,可以定向消灭一个象限,那样也带来四个分区面积比例变化的不同情况.
为什么在前面的图上,把坐标轴画上了刻度,如果你观察一下,会发现刻度之间的间距是不相同的,是越来越宽的,因为,四象限时间管理中的行为进步和个人成长是对数关系的。
人的自我完善是无止境的,是持续的,所以无论B象限多么重要,但是想短期就消灭其他象限是不可能的. 高压力的紧急事情是在所难免的,例行任务也是无法完全消除的,所以,越是不断努力,进行效率和效果的提升,持续取得成效也就越不容易,因为改善空间越来越紧了.这需要你有坚持力,或者养成好习惯的力量.
例如,提高英语水平,肯定是重要的,但是它又是冰冻三尺非一日之寒的,你现在在一般公司里工作,你想不断提升外语水平,跳槽到五百强企业去,那么首先,你就要做到利用一切可能利用的闲散时间,把它们贡献给重要而不紧急的学英语,开始,你劲头很大,每天晚上九点到十点这段时间都学英语,口语也取得了不小的进步,单词也记了不少,可是,到那种都是老外的公司去工作,还需要听懂别人说话,听力的提升需要投入的时间是更多的,但是你其他方面的事情也在争夺你的时间,你的剩余时间在缩小,你还能坚持下去吗?
另外,重要而不紧急的事情中,包含了对未来的危机和风险所做的预防, 它短期看不到收效,却使你不断避免其他象限的事情的侵袭,或者消灭其他象限的事情.但是,可以意识到的风险随着你的努力,也越来越少了(但实际上并不少),你可以持续下去吗?
说起来容易做起来难,四象限比流水帐式的时间管理法更需要你驾驭自己的能力.我举一个例子,我的姓笔划少,曾经在一家公司工作的时候,人力资源部门按照姓氏笔划来排节日值班,他妈的不幸的是,元旦是我,五一是我,国庆又是我,刚好轮回来,注意是值班,不时加班,也就是我可以坐在办公室里面上网,即使这样, 谁愿意到节日就去空无一人的公司,我到人力资源部去发脾气,他们说明年改进,但是国庆我还是得去,我那段时间正烦,因为一个海外大客户很难缠,整天投诉, 动不动就搞到全球办公室都知道, |
发表于 2011-10-10 22:44:00
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