谈谈审核记录与审核有效性的关系

菜蜂

谈谈审核记录与审核有效性的关系

因为工作关系，我先后在多个认证机构参加过审核。感觉上，各机构对审核记录的要求不尽相同，侧重点也各有不同。总体来看，国内对审核记录的要求特别高，对审核过程控制不太重视；而国外的审核机构对记录的要求不高，而对审核过程的控制很高。例如sgs，他们的审核记录只有2-3张，大多数都是打勾打叉，但他们对审核人员的培训、评定、派出、监察都控制得非常严！

这里谈谈我的看法，我认为目前国内大多数机构，基于审核员的审核记录做出受审核方体系运行情况，以及是否达到颁发证书的条件，非常不科学！

按19011，审核的定义是“为获得审核证据并对其进行客观评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统地、独立的并形成文件的过程”。从这里看，审核的目的是“确定满足审核准则的程度”，而不仅仅是“获得审核证据”，从过程上看，除了“获得审核证据”还要“进行客观评价”，而且“获得证据”是为了“进行客观评价”。

而目前，我们国内的机构是越来越重记录，完全把审核员当作是收集审核证据的机器。审核记录是越来越厚，先前每天大约8张，现在差不多每天20张了，就这样技术审定人员还是反映审核深度不足。

我个人认为，如果完全依靠审核记录对体系有效性进行评价，则无论审核员如何记录，都是远远不够的。认证决定应该基于审核组的审核有效性，而不是受审核方的体系有效性，受审核方的体系有效性应该由审核组来作评价，而不是由技术审定人员来作评价。

以中小型企业为例，现在一般都安排在4个人日左右，一般都要涉及7-8个部门，涉及到5-6个主要体系过程，和全部51个有编号条款，再加上每个条款内部的要求点，这样实际审核中的要求点不下于200-300个，短短4个工作人日把这么多要求点都充分审核到确保不遗漏，而且记录的抽样细致到可以作出体系有效性评价，从客观上分析，是根本不可能的！

所以我认为，审核记录应适当简略，达到可以体现审核员审核思路和审核路径的程度就够了，可以大约地重现审核员审核当时情景就可以了，而应该把比较多的时间，让给审核员去询问，去查证，去交流，这样才可以从根本上确保审核的充分性！确保审核员可以对体系有一个比较全面比较深入比较客观的评价。而如果过多地对审核记录提出要求，势必促使审核员已完成审核记录为第一要务，忽视了调查取证，忽视了线索追踪，忽视了全面评价，而把所有的精力都放在抄写记录审核记录上了，这样的认证工作实际上是一种非常形式主义的行为！

举一个例子：例如审核成品检验，我的认为，写上“索查05年3-8月成品检验，以提供记录证实。倒查期间5个订单产品，均有检验记录”就挺好了，完全可以反映审核员的审核思路。只有在发现不合格的时候，才详细记录。但目前我是这么记的：“抽查05年3月、5月、8月各记录若干，发现记录基本齐全；细查记录约20份，核对检验项目，符合检验规程的规定；检验记录上已明确抽样、检验项目、标准值、实测值、累计不合格项数，判定等等内容，经核对未发现问题，检验记录清晰，完整，无漏项；该签字处均有签字；倒查3-5份订单，未发现未经检验放行情况”。用我自己的看法，我记那么多全是废话，要是发现有问题，我不是早开不合格了？未开不合格就说明没有发现问题！但就是目前这样，技术审定人员还是认为深度不足，要求我不但要抄表格下来，而且还要把记录的内容也抄下来。表格格式抄下来我同意，起码可以显示对成品检验的策划情况，但要抄记录内容，我就保留建议了，抄下来算什么意思？抄三份合格的记录就代表全部过程受控了？须知产品有几十种，抄三份连个体差异都没有解决！我一贯的认为，记录的抽样不要太细，限制词越多范围越窄，太细了代表性就不强了！

以我的想法，最理想的状况，是加强对审核员的评价、选择和管理，然后给审核员以充分的信任，在审核有效性评价的基础上，依据审核员作出的体系有效性评价做出认证决定。