生活品质规划工具---life balance(6代时间管理集成）

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管理生活品质就是管理时间--这个已经是普遍的共识。

时间管理虽是个老话题，但它也是个国际上的研究者个人或团体，包括一些咨询机构，不断开发升级的理念体系，在它
基础上，衍生出很多扩展产品，比如书籍，个人工具，培训，软件等等，此类的理念体系还有很多，例如成功学。在不断发
展的过程中，形成了”第几代”的说法。

如果说到时间管理，历史上存在有六代。

第一代 遇事则记事，之后检查是否做完，是否遗漏

第二代 事先根据现状做阶段计划

第三代 关注计划之上的目标，根据目标来订计划

第四代 分轻重缓急，关注长远重要目标，紧急又重要的事情优先处理，闲暇时处理重要不紧急的．另外把正确的事情做
对．在必要的时候，采用四象限法作为工具。

第五代 关注生活，事业，社会关系的平衡，环境允许做什么，就做什么，时间有多少，就做适合于这段时间的事情，有
充沛精力则做需要冲击力的事，没有则做长远才见效或者预防性的事，在环境时间精力都允许的情况下做认为最重要的事情

第六代 构建大脑之外的可信任空间，把繁杂事情和其它压力都暂存在那里，做自身工作栏里的事情，之后再处理缓冲区
里的事情．

这里面的前四代都好理解，前三代已经成为了众多的人的工作习惯，第四代到了一个大成状态，是革命性的，从科维博
士提出来开始，直到今天，都成为记事本和智能手机，PDA上的个人规划工具。

但是到了第五代和第六代，内涵就变得更为抽象，不是太容易理解和操作了，方法和工具的“形”也不那么明显，也不象
科维博士当初发明富兰克林记事本那样成为标志性的建筑，五代和六代需要用心的成分大大增加，也进入了一个精于心而
简于形的时代。

下面为大家介绍的是为数不多的集6代时间管理于一身的个人生涯规划工具，是个软件，life balance.它是一个形式简单，
但是可以由你的心去定义用途的万能规划工具，具有充满哲理和内涵的算法，可以实现很多神奇的作用，神奇来自于你的
心力。

lifebalance软件可以在下面的官网页面下载（多半应该是下windows版的）
http://www.llamagraphics.com/products

软件注册码：LBWIHTRFKU-0000000000-0000018197

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在选择依据行事历选项中，若你原本记在行事历中的事件是设定重复发生(repeat)，则下次(Next)选单旁会出现下次行程时间，若没有设定重复发生的事件，则只会出现未在行事历里(Not in Date Book)字眼。下面的行事历(Date Book)旁有两个按钮，按增加(Add)钮后会出现另一个窗口来选填日期及时间，增加完成后，此任务将会同时显示在右下角的行事历上
V.依序完成次任务(Complete subtasks in order)
简单举例来说最清楚，K任务项下有两个平阶任务X及Y(X在Y之上)，而X又有下阶次任务(subtask)Z。
K 任务
---X 任务
---------Z 任务
---Y 任务
若你勾选K任务依序完成次任务勾选框的话，则只有Z 次任务完成(连带X 任务完成)时，Y 任务才会出现在待办事项中，此功能适用于非得先将Z 任务完成之后，否则你无法做Y 任务时所做的控管，对于一般任务，意见不要勾选。


C.心力付出(Effort)
本项卷标是要设定你估计完成此任务所需耗费的心力付出值(Effort)，换句话说，就是任务的困难度，他与上述设定重要性(Importance)的逻辑是很相似的，唯截然不同的是心力付出值越低，Life Balance反而会将任务设定为优先任务。其结果导致简单的任务先做，困难的任务后续再做，所以有人强烈地提醒Life Balance使用者，本软件不宜做项目管理，以免误了时效性，其原因就在于此。然避开有时效性的项目管理而只做一般生活、工作的效率提升，Life Balance就真是Palm user的唯一选择。

D.附注(Note)
另一个附注(Note)卷标则是用来输入备忘事项，以提醒此任务要注意些什么事，此功能与一般软件的Note功能一样，就无须多再赘言，唯须注意的是，任务的附注与地点的附注是不同的。


后语
在本篇文章的前言中，笔者曾提Life Balance是套充满哲理而复杂的软件，是不容易一下子就体会他的好处与奥妙所在，非得经过亲自一点一滴地使用过后才能够心领神会，所以经上述Step by Step简易的教学引领各位入门后，体会及运用Life Balance的修行就在个人了！

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下面这篇文章，是一个台湾人写的，他介绍的是软件最基本的用法，注意是最基本的，经由基础，先理解软件的第五代和第六代时间管理思想。但是，软件的效用远不止基本用法，如果仅限最基本的，反而发挥不出后两代时间管理的真正内涵了。

Life Balance是一套非常棒的Palm软件，他最大的效用在于提升你的办事效率，让你在有限的时间内完成最多的任务，除此之外，更让你在工作、家庭、健康及休闲等你设定的人生目标中取得平衡，但他充满哲理而复杂的使用方式常让入门者感到困难，最后竟放弃使用这么好的软件。有鉴与此，笔者就兴起了写篇Life Balance新手入门教学的念头，帮助想学Life Balance的人早一点进入状况，并体验它的奥妙。因为本新手入门是完全针对新手(没使用过、不会使用)立场而写的，意见大家面对软件，
一面看本入门教学，一面立即实地操作，可以让你更快进入状况。

使用逻辑介绍
初看Life Balance这套软件，很多人一开始常让人摸不着头绪，更不知如何下手应用，追本溯源就在于新手不了解此软件的运作方式及其逻辑，在此笔者就先做个简单的逻辑介绍，帮助你尽快登堂入室！
A.在我们的一生中总有许多希望目标想达成，例如工作(Work)、家庭(Home)、健康(Heath)及休闲(Leisure)等，而达成上述的目标则有赖我们一点一滴地付出心力(Effort)去完成，而我们要付出心力去作的事就称之为任务(Task)。一个目标的实现需要许多做任务，一个长久而大的任务又可以细分为许多次任务(Subtask)，再细分为次次任务…….，你可以在大纲(Outline)里面检视所有的任务(详图1)，而这些任务等待着我们去做，我们可通称其为待办事项(To Do List)。
B.面对那么多要做的待办事项，哪一项要先做、哪一项可以稍后做才是最有效率的、可以最节省你的时间，其优先级取决下列四要素：
1.地点(Places)
你身在何处就做完那个地点要做的事，就无须再跑第二趟，再来附近的事情也可以一并办妥。
2.时间、时段(Time、Hours)
除适时的提醒你去办事外，也只有在办事地点的营业时间内才提醒你，免得你在人家打烊的时间到了才去办，又是白跑一趟。
3.重要性(Importance)
重要的事情提醒你先做，不重要的是情就慢慢来喽！
4耗费心力付出(Effort)的程度
唾手可得的事情先做，像立志当总统、登陆月球抓玉兔的高难度事情就慢一点做！
C. Life Balance 会依据上述四要素自动算出你的最优先的待办事项，依优先级由上往下排列，来提醒你什么要先做、什么要后做 (详图2)。
D.当你完成待办事项、任务时，Life Balance会将你已完成的任务(所投入的心力)依据其归属在大纲中的主要目标，记入平衡(Balance)中的圆饼图(详图3)，让你订定的目标(Desired)与实际(Actual)的做比较，看看是否太专注于工作而忽略了家庭、忘了多休闲一下，而藉以检视你的人生(Life)是否平衡(Balance)。

地点资料建立
继Life Balance逻辑简介后，我想大家对其应有初步的了解，而接下来所要谈的部份就是Life Balance的运作核心之一地点(Places)数据库的建立。Life Balance有别于其它行事历及待办事项软件(例如：ActionName、DateBK4)而极为特殊的一点，就是以地点(Places)来作为区分、管理待办事项(To Do)的依据，也就是说，当你身处于A地，Life Balance他就显示出在A地所有最需要待办的一些事，当你再到B地时，他就显示出在B地所有最需要待办的一些事，若你在家尚未出门而想知道所有要做的事，你就可以点选所有地点(All Places)来知悉所有的待办事项，如此一来无形中就可以提升你的办事效率，不会重复多跑几个办事地点。
而为了我们未来在输入任务(Task)内容时，可以用三角箭头下拉而轻易选取各个执行任务、待办事项的地点(详图4)，所以笔者个人觉得使用Life Balance软件前最好先建立地点的数据库，用Step by Step的方式说明如下：

A.首先我们先点选place tab进入地点画面，按下新增钮(New)随之进入下一画面地点细节-涵盖(Place Details-Includes)，再点选时段设定(Hours)卷标来设定地点每周的营业时间，左边是设定星期几，中间是设定每天开始营业时间，右边是设定每天打烊时间，运用左右箭头来调时间。举例而言：若你办事的地点是银行(Bank) ，周六及周日营业时间就要设定关闭(Closed)，周一到周五设定开始营业时间为9:00am，打烊时间为3:30pm；若你办事的地点是家里，那么周一到周日的时间就要设定为整日(All day)。

B.依上述方法来设定你固定、常去办事(无论是工作或休闲)的地点，而当有两个地点非常接近时，顺道去办一下可能是较有效率的，所以地点细节里亦有一个涵盖设定(Includes)功能，举例而言：若你要去的地点是银行(Bank)，而旁边或顺道会经过洗衣店(Dry Cleaners)及杂货店(Grocery Store)，那你就可以用"+"符号来使商店街涵盖洗衣店及杂货店，如此一来，当你选择要去银行办事时，Life Balance就会自动将你要去洗衣店及杂货店所要办的事一并列出来提醒你，以节省时间而提高办事效率。
C.另一个附注(Notes)卷标则是用来输入备忘事项，以提醒到此地点时要注意些什么事，例如：到万客隆量贩店要带会员卡，去台塑王品牛排要先预约等，此功能与一般软件的Notes功能一样，就无须多再赘言。

大纲画面操作
继地点资料建立简介后，继续所要谈的部份就是Life Balance的主要核心"任务"(Task)的建立与设定，因为此部份极为繁琐，却为本新手入门连载的精华所在，所以会花较长的篇幅来介绍他。

A.目标及其任务的建立
首先，点选主画面右上方左边第一个选项来进入大纲(Outline)画面，预设的主要目标有工作(Work)、家庭(Home)、健康(Heath)及休闲(Leisure)等四项，当然你也可以按平阶新增钮(左下第一个钮)来新增其它目标，例如爱情、学习及投资等。若你要新增主要目标的任务，你也可以按下阶新增钮(左下第二个钮)来新增任务，例如：工作(Work)目标的任务是完成X作业，而要完成X作业则有赖于Y及Z作业的完成，你可以将触控笔点选在工作(Work)目标上(出现闪烁的光标)，然后按下阶新增钮(出现反白新任务(New Task)文字)，将反白文字改为X作业，同此方法，点触在X作业上(出现闪烁的光标)，按下阶新增钮来建立Y作业，而建立与Y作业同阶的Z作业，则由按平阶新增钮来完成，因此我们可知任务前有三角箭头者，其下必有次任务(subtask)可供展开。

B.目标及其任务的移动
当你觉得目标的任务归属错误(例如：Z作业被归属在休闲目标下)，可以点触在Z作业上(出现闪烁的光标)，然后拖曳到工作目标下。若想提升或降阶Y作业层级，亦只要在顶部菜单里找向左移或向右移即可。

C.目标及其任务的复制
若你想复制同阶的任务(文字叙述、条件一样)时，将触控笔点触在任务上(出现闪烁的光标)，下拉选单(Menu)/任务(Task)/复制(Duplicate) ，即可复制一模一样的任务。

D.目标及其任务的删除
任务的删除有两个方法，一个是点触在任务上(出现闪烁的光标)，下拉选单(Menu)/任务(Task)/删除(Delete)，即可删除任务。另一个方法就是按任务细节钮(右下钮)进入下一个画面再按删除(Delete)。

E.目标及其任务全部展开及收缩
若你想清理画面只剩下主要目标或想检视目标的全部任务，你可以下拉选单(Menu)/任务(Task)/全部收缩(Collapse All)或全部展开(Expand All)，来收缩及展开任务。

任务的建立与设定
此外也许有人可能会问，大任务要拆分为小任务，小任务要拆分为小小任务等，那任务究竟要拆分到多细才好呢？笔者想应该完全依个人的需求为准，不过在此意见一个参考标准「若完成一个任务会花费超过一个下午的时间，你就应该考虑将它拆开成更细的任务」，以上可供你细分任务时参考。再来要谈任务(Task)的建立及其每一个卷标(Tab)的功能介绍，这是Life Balance最复杂的地方，却也是其核心所在。

首先，点选主画面右上方左边第一个选项来进入大纲(Outline)画面，点触画面下方的新增钮(New)，随之出现反白的新任务(New Task) ，在点触右下的细节钮(Detail)，随之进入下一个任务细节画面，画面上方的虚线处就是让你输入任务的简述(意见：越短越好，文字最好不要超过两行)，输入完任务简述后，现在就针对下方的每一个卷标功能略述如下：

A.一般(General)
在画面中有一条滑杆(slider)，这是让你设定任务的重要性(Importance)，在最右边是重要性最高的，在最左边是不具重要性的(强烈意见：不要设在最左边)，重要性越高，Life Balance就会将此任务设定为优先任务，显示任务在待办事项的上方(详图二)，善用此项设定才能发挥Life Balance奥妙的功能。下面的地点(Place)下拉选单则是让你选择执行此任务的地点，地点之相关功能、设定，请详前述地点资料建立说明。

B.时间(Time)
任务发生(Happens)的频率、依据，可分为一次(Once)、规律性(Routinely)、依到期日(By due date)及依行事历(By Date Book)等四类，而由上述四项分类会再延伸出不同的细部设定，兹将四项分类设定及依序完成次任务(Complete subtasks in order)勾选框功能详述如下：
I.一次(Once)
你可以完全依字面上来看，就是此任务只做一次而不会再重复，例如买辆车及结婚等只会做一次的事，你就可以设定为此选项。
II.规律性(Routinely)
你也可以完全依字面上来看，就是此任务是有规律地重复发生，例如保险业务员每月定期到客户那里收取保费，你就可以设定发生频率为规律性/每1月，而前置时间(Lead time)则是设定你完成此任务所需时间，同上保险业务员例子，到了客户那里收保费，常常须要和客户哈啦打屁1小时才可以收到保费，那就将前置时间设为每1小时。而若有指定特殊的日期，意见就采用以下的两种模式较为妥当。
III.依到期日(By due date)
你必须要设定任务须完成的期限时间是几月几日、几时几分，例如十一月二十九日下午六点要买生日礼物送人，到三商百货买礼物大约需要逛30分钟，则日期、时间设定为十一月二十九日下午六点，前置时间设定为30分钟，则在越接近十一月二十九日下午五点30分时，买生日礼物的任务将自动逐渐提升重要性，而成为你的优先待办事项。
IV.依行事历(By Date Book)

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软件界面如下:


因为所谓的6代时间管理工具有递进关系，所以使用工具的起点，应该从第三代的理念开始，也就是凡事要有目标，比如现在的工作真的是做烦了，想找一份更有前景的，有挑战性的未涉足领域的工作，这就是个目标。为了实现目标，需要做一个规划，这些规划就是要在界面上左侧出现的【层别列表】，该列表是树状分解的，将一个目标分解为一些大项的指标或行动，每个大项下面又可以有多个层次的分项。这些可以点击每一项来进行定义和组织，树状结构的每一项都可以调整层次或位置，点击每一项，然后通过菜单里的task中的操作来调整。

右上角是当点击规划中每一个分项时，对其进行具体的定义用的。有该任务的名称显示，隶属关系，时间属性定义，需要的努力程度或资源获得的难度（这一项是人为拖动滑槽来进行设定的），还有地点设置，地点设置特别重要，它可以是具体地点，也可以是场景，也可以是逻辑上的在某一条件下，在这里，地点是通过选择下拉列表项来选择的，下拉列表是事先定义好的，在左侧上方有一个place的标签项，那里面可以事先列出很多相关的场景和地点，一旦在那里面定义好了，后续就可以针对不同任务进行匹配使用。

右下方是行事历，可以按日期显示定义好的行为计划的日期。

左侧上方的标签可以打开不同的内容，分别是，树状分解列表，具体行动项列表，地点（或场景)列表,平衡图

说起来不复杂，但是，在简单的形式背后，却隐藏着丰富的逻辑和内涵，当然还有特别的算法，这使得它可以应用的范围远远不止一个电子记事本，它也根本就不是一个电子记事本，而是一个规划软件，规划什么，决定于你有什么想法，就怕你想不到。后续有具体的应用实例。它的作用不在于本身能做什么，而在于你想让它做什么，向里面填什么内容更以及内容的组织更重要。