如何與不同性格的人共事?

柳风

面對“1號”人物:
推卸責任的人
Ø可能的情境
「我昨天跟你說的那份資料,你弄好了嗎?」
「我現在沒辦法給你耶。昨天你跟我說了以後,我就開始動筆了,可是老板臨時要一份報告,我只有先做給他,然後我的電腦就機了,所以我只有回家寫,不是我沒寫完喔,而是昨天我正在修改的時候,我的貓跑回來把它拿走了,就再也找不到了。我沒辦法啦,趕的話我把匯集到的東西給你,你自己做… … 」
Ø共事策略
※ 請他們協助任何工作時,目標必須明確, 時間、內容等要求要講清楚,甚至白紙黑字寫下來,以為證據。
※ 不為他們所提出的藉口而動搖,請溫和地堅持原來的決議,表達你知道工作有其困難度,但還是需要在一定範圍內完成的期望。
※如果他們試圖把過錯推給別人,不要被他 們搪塞過去,你只需堅定說明那是另一回事,現在要解決的是如何達成原訂的目標。
※如果他們真的遇到問題,除非真有必要,你不用主動幫他們解決,養成他們繼續對你使用這招以擺脫工作的習慣。
※請主管在不影響整體工作的情況下, 重新協調工作分配, 以達成工作目標為優先。
面對“2號”人物:
過于敏感的人
Ø可能的情境 「對不起,你剛剛給我的那份報告里面有幾個錯字,可不可以改一下?」
「有錯字?你的意思是說我中文程度很差,這對我是很大的侮辱耶,我只不過是一時的疏忽,沒有看到電腦打出來的是錯的,這不代表我就只會寫白字,你這樣講讓我很難過,我畢竟是大學畢業的啊,從小到大可不是白混的,我還得過學校作文比賽第三名,你說不會寫中文也太過份了點……」
Ø共事策略
※ 盡量避免在其他人面前對他們做出可能冒犯的評語,要批評請私底下講。
※ 即使如「有點」「可能」「不太」這類有所保留的語氣,都會讓他們心亂如麻,因此在批評時盡量客觀公正,慎選你的用詞, 指出事實就好。
※尤其要讓他們了解你只是針對事情本身提出意見,而不是在對他們做人身攻擊。
※ 針對他們過度的反應,你不要也跟著亂了手腳急于辯解,那可能會愈描愈黑,只要重申事情本身就好。
※ 提出意見時也同時指出他們的優點,以及表現出色的地方,以建立他們的自信心。
面對“3號”人物:
怨天尤人的人
Ø可能的情境
「剛剛真是可惜,沒有得到客戶的青睞,不過你的報告內容還真不錯呢!」
「誰說的,我可不這麼覺得。唉,還不都是小王害的,他不要一直在旁邊扯我後腿就好了,講什麼客戶需要的是提高品質,這我知道啊,我的報告也有啊。還有你啦,沒事跑過來干嘛,害我投影機的插頭掉了。就連印表機都跟我過不去,印一張要花三分鐘,在客戶面前真是糗大了,我真是倒楣… 」
Ø共事策略
※ 他們之所以抱怨,是因為他們在意事情的發展。如果抱怨的內容跟你負責的業務有關,最好能有立即的回應或改善;如果,他們抱怨的是無關緊要的事,聽聽就算了,也不需要動氣反駁。※ 在做任何會影響他們的決定前,先徵詢他們的意見,如果他們能有所參與,就比較不會抱怨。
※ 如果你們合作一項工作,最好時時詢問他們有沒有問題,如果他們說沒有,以後就比較不會抱怨。
※ 光抱怨不能解決問題, 問問他們覺得最好的解決方法是什麼,怎
麼樣才能避免問題再度發生, 將他們的力氣導引到問題解決上。
Ø 可能的情境
「John提出來的這個意見真好,對我們的工作效率一定有幫助。」
「行不通的啦,這個辦法早在二年前就有人提過了,那時候大家信誓旦旦地說要把業績做起來,結果呢,還不是都一樣,根本沒什麼起色,不是我要潑冷水,事實就擺在眼前,而且當時老板投入大筆資金卻失敗了,這次他不會再重蹈覆轍了,所以我認為一定不可行……」
Ø共事策略
※ 他們的負面看法是自己憑空猜想的,還是有事實根據?請他們在表達的同時,也明確指出產生問題的原因。
※ 他們害怕失敗,不願意冒險,所以會以負面的意見阻止改變。問問他們認為改變後最壞的結果是什麼,事先準備好應對的方法。
※ 不用因為他們的負面意見就感到沮喪,你可以把他們的看法當做是預防犯錯的一種機制。
※ 告訴他們如果失敗的話是整個團隊的責任,而不會光責怪他們,解除他們的心理壓力,他們就比較不會在一旁碎碎念。
面對“4號”人物:
支 配 狂
Ø可能的情境
「嘿,小王你這樣做不行啦,應該要把東西這樣堆才好看,來,就照著我這樣做…老陳,你的企劃書為什麼只有簡單幾頁,你如果沒辦法處理好這個部分,我實在不敢跟你合作…還有你,我說過多少次了,不要把紙的邊邊裁掉,現在好了,完全不能用了… 講這麼多害我口渴,算了算了,先去幫我買罐咖啡…」

Ø共事策略
※ 了解他們對工作的要求水準,讓他們知道你其實是可以信賴的。
※ 隨時告知他們工作的進度與狀況,必要時詢問他們的意見,讓他們知道工作正由其他人在大家都滿意的狀況下進行
※ 如果你不小心犯了錯,也要讓他們知道你會從這個錯誤中學習,不會一再重蹈覆轍。
※ 詢問他們事情最糟的狀況是什麼,可以幫助他們了解結果通常不會像他們想像的那麼糟。

面對“6號”人物:
喜怒無常的人

Ø可能的情境
「你有上次經理發的那份e化講義嗎? 借我一下。」
「好呵,就在我桌上,你自己去拿。」 「謝謝!」
「嘿!你干嘛?我最討厭有人亂翻我的桌子,東西動得亂七八糟的,還順便偷看我的報告內容,你想剽竊我的創意嗎?我好心借你東西,你居然這樣回報我…」

Ø共事策略
※ 不要回應他們無理的行為,找個藉口如例杯水、拿東西等離開現場,等他們冷靜一點再回來。
※ 面對他們的情緒失控,不要也被撩起情緒,應以冷靜、客觀的態度回應,陳述事實即可,不需辯解。
※ 一旦他們恢復理智,要樂于傾聽他們的談話; 萬一他們中途又開始「抓狂」就立即停止對話。
※ 他們這種行為可能行之有年,一時改不過來,在他們能理性溝通時,
讓他們知道辦公場所是不能隨心所欲的,會吵的小孩不一定有糖吃。

面對“7號”人物:
獨 行 俠

Ø可能的情境
「嘿,老張,我想跟你討論一下星期五的說明會。」
「不用討論啦,我那部份我會負責的,其他的就不關我的事。」
「可是我們應該要一起做簡報的,不是該討論一下流程嗎?」
「免啦,我不喜歡和人家合作,你講你的,我講我的就好了,不要再來煩我了!」說完就躲到自己的辦公室里, 「砰!」的一聲把門關上。

Ø共事策略
※ 讓他們保有隱私,不強迫他們參與需要跟很多人接觸的聚會或活動。
※ 承認他們也有很多優點,倒如有能力能獨力完成工作、能仔細處理細節問題等,當需要這些長處時即可請他們幫忙。
※ 他們既然喜歡獨來獨往,分配工作時可協調讓他們自行負責可獨立完成的部份,減少造成彼此困擾的機會。
※ 透過電話溝通會比面對面溝通容易,所以盡量少進入他們的辦公室與他們談話,用內線交談反而效果更好。

面對“8號”人物:
過度競爭的人

Ø可能的情境
「告訴你一個好消息,小江接到了一個大案子!」
「嘿,那個客戶原來是我的耶,我看小江這幾個月都沒有case進來,才好心讓給他的。先前我不知下了多少功夫在這個客戶身上,每天噓寒問暖,又是送禮物又是幫他額外的忙,所以這個case能進來,全都是我的功勞,經理應該要知道這個狀況的…」

Ø共事策略
※ 對于自己的工作內容要時時加以記錄,包括自己當初提出的想法與做法,是怎樣演變到今天這個令人欣喜的樣子,做為書面證據留存,必要提可以提出供主管參考。
※ 問一問自己: 哪個更重要,是把這個想法付諸實施,還是證明獨自擁有想出這個點子的名譽? 有時候證明功勞所有權要付出大量的時間和精力,或者除了心理不爽外並無其他妨礙, 不妨就看開點。
※ 鼓勵他們跟自己競爭,挑戰更新的目標,把競爭的力氣向外發展,而非花在內部。

面對“9號”人物:
現實的人

Ø可能的情境
「我現在要先把手上的事做完,你幫我把這些會議記錄整理一下分送給大家吧!」
「做這件事對我有什麼好處?會列入我的圪考績中嗎?不然我才沒興趣,花力氣做這種又不是我該做的事,太吃虧了,下次這種事別找我,要做你自己去做。想想看,上次我幫你打報告,你只不過是謝我一聲而已,我什麼都沒撈到,還耽吳了我該做的工作…」

Ø共事策略
※ 對于不是他們分內的工作,他們有權利拒絕,你必須先有這樣的認知,也不用對此生氣或感到挫折。
※ 他們對于是不是自己分內工作自有一套解讀的方式,你最好也弄清楚,讓彼此有相同的認知。
※ 真的需要他們幫忙額外的工作時,不要用命令的語氣,而應該讓他們知道你是真誠地請求他們協助。如果他們拒絕,也應該欣然接受,讓他們知道你尊重他們的決定。
真的需要他們幫忙時,不妨提出雙邊交易,例如這次你幫我這件事,我可以幫你另外那件事。感謝他們也激勵他們。

面對“10號”人物:
難開金口的人

Ø可能的情境
「有關A公司的那份表單,你可以在星期三下班前給我嗎?我好放在企劃書里一起交給經理看。」
「嚦…」
「到底是可以還是不可以?」
「……」
「你說句話啊,我能不能準時把東西送出去?」.
「這個嘛……」

Ø共事策略
※ 不給壓迫,與他們說話時不能語帶威脅,要不帶情緒並放低身段。
※ 花時間與他們一起將每個工作步驟寫成白紙黑字,了解彼此對工作有相同的認知。
※ 讓情況保持穩定熟悉,突如其來的改變會嚇到他們,盡量讓他們做自己分內的工作就好。
※ 盡量多問一些開放性的問題,鼓勵他們說話,如果他們一時無話可說,就耐心等待,給他們時間思考,不用對彼此之間的沉默覺得不自在。
※ 稱贊他們的成就, 以符合他們需求的方式鼓勵他們。

[ Last edited by jackni on 2005-2-5 at 15:30 ]