原创：如何主持一场高效率会议

北风之神

今天在论坛看到有人问如何开会？于是有了点小小的感触；工作了几年，解决重大问题，制订目标，决定方向的时候用得最多的还是开会这种方法啊。会开多了，怎么也有点经验？何不写下来做个总结？也是对自己经验的阶段性总结，提炼；同时也可以给后来者参考下，给能者，达人博一笑尔！
首先，介绍下主持过那些会议，也算是一个个人身份公证吧（平时看多了，某某经济学者在写经济，股市评论的时候都会来这么一句。呵呵，也学着用下，开个玩笑。。公司的季度，年度质量汇报会；客户QPA，QSA工作展开会；QIT会议；QCC工作展开，成果总结会议。。。
下面说说会议一些需注意的事项及小诀窍：
准备工作：
1，会议通知一般要提前1-2天发出。必须要有5W；时间（when）：PM 3:00- 3:45）；地点(where)：2#会议室；与会人(who)：A，B，C。。。；议题(what)：xx质量检讨会议；为什么要开这会(why)：为了更好的解决xx异常，提升产质量量，减少浪费。尤其是与会人，要分清楚“非参加不可”和“可不可以参加都随便”两种。以便他们知道事情的缓急程度，好合理的安排他们自己的时间，行程。
2，在会议开始30-60M钟之前，你亲自或者叫小MM电话通知与会相关人员。时间一到，准时开会；免得浪费大家宝贵时间。这样做的话：如果谁迟到，他自己都不好意思，也就不用我们批评他了。
3，提前和关键与会人员先就会议内容达成统一建议。可以尽量减少避免会议过程中的无效争论，节省会议中的讨论时间；便于集中时间讨论后续的行动等等。
4，会议准备工作要准备好；如：各种相关资料，报告，图片等等。
过程管控：
1，明确会议主题，会议一开始，你就要把事情讲明白，让大家知道你开这会的目的，原因；希望他们在那些方面参与，配合，发表建议。。。
2，明确你所希望会议达成的目标，并在会议过程中好好引导与会人的思路；谈话，发现有偏离，及时打断他的谈话并回到主题。
3，时间，进度一般掌控在30-45M左右；超过这个时间，大家精神集中，注意力都会分散，下降。如果开完会有时间多，不妨大家交流下感情，从中得出下一个目标计划。
4，如果碰到不断接听，甚至玩手机，交头接耳开玩笑的；不放直接请他出去，忙他自己该忙的事情去。不过度要把握好，否则容易得罪人。我们是来这里开会，不是来浪费大家时间的。
5，碰到别人说什么，他都反对的那种人。不妨及时打断，不妨直接请他表明他的观点。好好协调众人的建议，从中取得平衡点，找出解决问题的方法。绝对不能让一个会议变成硝烟弥漫的战场，大家争的脸红耳赤的，但就是没有得出个所以然。
6，会议结束后，一定要做好会议记录，并请与会人签上他的大名；并在4小时之内发出给相关人员。如果，有未形成决议的项目，不妨请他给出schedule；以便后续tracking and closed.
问题追踪：
按照会议记录的内容，定期稽核；发现有偏离，马上纠正。

完毕。我种下一块砖头，希望能够收获很多玉石。。。



[ 本帖最后由 Sol_Sun 于 2008-4-28 23:17 编辑 ]

清风瘦马

不错，大致会议的一些内容都有谈到，但是没有讲到细节，发这个贴子的目的主要还是针对一些新人，可以做一个案子出来，然后让大家知道这个会议是如何开的效果会更好一些！

北风之神

在垃圾箱里面待了一个礼拜的老帖子，今天拿出来晒一下。