如何开会

星光依旧

有沒有发现？
你有一半的时间都浪费在……

开会？！
盘点你的会议成本
算算看，你一周内总共：
? 开了几个会？
? 为会议花掉多少时间？
? 因为开会达成几项共识？
? 因为开会完成几个结论？
? 因为开会加了多久的班？
? 因为开会失去多少关键时刻？
? 因为开会Delay多少工作？
为什么要开会？
开会让你…
? 小组面对面沟通
? 众多讯息一次交流
? 融合建议凝聚共识
? 分派工作，公平合理

但开会也让你…
? 工作时间被分割
? 人多口杂，讨论耗时
? 晚上加班
? 特殊问题还是个别沟通
? 没有产能
? 别人发言比自己开口多
? Delay重要工作或客户
开会有什么意义？
一家公司的开会效率与执行 决定了企业的竞争力

每个人都在开会，但如何才能开好会？
为什么有这么多会要开？
? 现代企业随时编织、任务导向，因此会议愈来愈重要
但会议却占据了企业活动大部分的精华时间
? 工作时数越长，开好会企业更显重要
? 现代企业随时编织、任务导向，因此会议愈来愈重要
但会议却占据了企业活动大部分的精华时间
? 工作时数越长，开好会企业更显重要
et Meeting调查结果：美国上班族
每周平均参加十个会议
约占每周工作时间一到一天半
经理人每周有一半以上时间在开会
57%的上班族开会前心情紧张
上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的
?

靠开会也可以赚钱
? 日产汽车靠着有效的会议革命，省下了六十亿日圆成本，
未来三年预计还可省下三百亿日圆
所以，有效开会，稳赚不赔！

? 精准计算会议成本：
会 议 成 本=人数 x 时间 x 薪资单价
会议报酬率=会议成本：会议效益
? 日产汽车靠着有效的会议革命，省下了六十亿日圆成本，
未来三年预计还可省下三百亿日圆
所以，有效开会，稳赚不赔！

? 精准计算会议成本：
会 议 成 本=人数 x 时间 x 薪资单价
会议报酬率=会议成本：会议效益
现在最Hot 的开会方式
产品周期愈来愈短，开会需求也愈来愈随机~~
主流一：行动会议
只要有需要，到处都可以开会
办公家具可随时调整成会议场合以满足会议需求

? 主流二：虚拟会议
利用电话进行跨国会议
利用虚拟视讯，打破会议的时空限制
现在最In的动脑会议守则
因为没有人像每一个人一样聪明』，所以：

一、不要想过头
二、脑袋大接力
三、给自己海阔天空的发想
四、保持动脑不断电


※贴在惠普动脑会议墙上的动脑原则
别人怎么开会？
IBM怎么开会？
实例：IBM
? 网上预约会议室
? 与会人士先想清楚讨论题纲、要开多久
? 正式会议
? 会议时间延长，会出现警示音提醒
? 在全球化的竞争下，一家公司会不会开会，
决定了公司的竞争优势
CEO怎么开会？
CEO怎么开会？
? So-net ˙李岳奇：
关键在最后十分钟
会议法宝：笔记型计算机
会议要诀：会议结束最后十分钟，纪录者将初步纪录大纲让所有与会者过目，并一结束同步发送给与会者。
– 鸿海精密˙郭台铭：
会议条列，会后贯彻执行
会议法宝：白报纸+海报架
会议要诀：一条一条写下再明确
不过，更不会有模糊的争议空间。
– 联强国际总裁˙杜书伍：
利用视讯随时参与国内外正在举行的会议
? 中国商银总经理˙蔡友才：
不预设立场鼓励发言，会议结束前总结并决议
? 奥美广告前董事长˙庄淑芬：
大人吃糖闭嘴，避免扼杀创意
? 智邦科技副总经理˙林子超：
圆形会议室，鼓励「没大没小」
? 麦肯锡副董事˙林绍婷
每一位员工都有表达不同建议的义务
『问一个好问题，胜过想好的答案』~运筹广告副董叶明桂

? 会议前置：
? 测试简报系统运作
? 会议开始：
? 报告背景 (Briefing)
? 动脑时间 (40分钟是脑力激荡的上限)
? 中场休息 (整理并挑出几个值得讨论的idea)
? 最后讨论，去芜存菁
? 会议结束

宝侨家品怎么开会？
「议后速决，决后速行」~P&G
? 事前议程规划清楚
? 利用信息系统开跨国会议
? 会议主持人开宗明义说明结论与议程
? 把事情说清楚，Alliance！
? 申请一个项目网络空间，将数据归档
? 开设「会议」檔，决议内容、执行人、执行日清清楚楚
? 事后纪录明白，会议记录成为行动方案
日本人怎么开会？
日本大肆展开会议革命
? 会议目的：节省成本、加快决策速度、更有创意
? 会议革命：
1. 废除不必要的会议
2. 排除不需与会的主管
3. 强调准时开始、结束
4. 重视开会结论
5. 提高会议生产力，强化企业竞争力
丰田汽车办公室标题：

开会要有实际效果
只开有实际效果的会议
准时开始，最好一小时内结束
重点在实际行动
日产营收大跃进
强调「Value First 」+「Value Up」的跨部门会议
? 不请决策者参加，以免影响讨论方向
? 时间以「分」为单位清楚划分
? 会议有「保密协议」，不分职位高低畅所欲言
? 让员工接受「会议召集人」的专业训练
? 会议召集人保持立场中立，全力协助会议顺利进行

「日产亮丽的成绩背后，是成功的会议」~日经商业周刊指出
日本企业开会诀窍
? Watamt Feed Service：速会、速决、速做
? 花王企业：开放空间开会
有机动性、信息快速共享、实时决策
? ２１眼镜联锁店：不开会代替开会
以电子会议节省会议时间
? 日本甲骨文：双色会议室，两种使命感
红色房间通知加级、升官；青色房间作为讨论与训话场所
? 葛利佛国际：透明会议室，效率无障碍
透明会议室就是落实公开精神，无形中也提升会议效率
你该怎么开会？
开会前
6 项准备
开会前的重要步骤有哪些？

1. 先决定会议希望达成的结果
2. 想想会议是否有必要召开
3. 邀请适当的人出席
4. 准备背景资料
5. 设定会议纲领及时间表
6. 预先设想可能的冲突
开会中
3 大陷阱
开会时要克服哪些状况？
1.一进会场士气散漫，没有参与感
2. 偏离主题
3. 点子干枯，鸦雀无声
开会后
3 项追踪
开会结束时要回顾哪些重点？
1. 行动项目
2. 决议
3. 开放议题
日本人钻研开会的战略
教你怎么开会开出竞争力
参考一：会议规则
? 仔细倾听他人发言
? 主动思考问题在哪里
? 为他人打气并提案
? 贡献如何『打胜仗』的智慧
? 互相咨询讨论
? 根据事实
? 先做做看
参考二：改革会议重点
改革会议三大重点

? 紧张感：没有紧张感就不是会议
? 沟通：拿出一决胜负的态度唇枪舌战的讨论
? 决定未来发展的『创造性』
参考三：改革会议项目
? 领导作风
? 掌握会议重要决策的关键时刻
? 藉思考法、基础技术、工具等活化组织，提升思考性会议
3思考：从零出发思考法、纲要思考法、选择思考法
3基础：参与态度、结构化、本质化
3工具：逻辑树、矩阵排列、过程分析
? 磨练报告技巧，强化会议活力
3技巧：存在感、剧本撰写技巧、传播技巧
? 从『空间』和『工具』思考未来的会议
只要改革会议，企业就能变革
只要开好会议，个人就有竞争力
你准备好怎么开待会儿的会了吗？

两头蛇

有时出现了意外时间，急忙着急人员开会，实际上不如想好了在开会，这样效率更改啊

知不道

能把会开好的公司我还真没见过呢，当然我是孤陋寡闻罗，呵

菜蜂

看老板的态度了，这也是一种会议文化。

男孩子

彼此彼此，大家都在开浪费的会！

黑人

会议，都是在说不管用的话，没有一个真正的会议，也没有拿一个合理的方案，这就是我公司的会议，楼主说的很好，能改，怎么改，公司可以改，但人的会议精神改不了，会议还是没有结论

无时停

通病，没的治，不开会你让这些人去干什么？很多公司的领导班子的工作就是开会，开完了会了事，会议内容是什么不知道。

蓝臭臭

哪个单位都存在这个问题，应深思。

往事随风

有的公司的管理人员都是在无庸的会议中度过的啊

佳木

是该有一场有效的会议，我们的会议浪费60%的时间