高效会议技巧

宁驿人

第一讲 当今会议面面观
引言
1. 会议的意义
是一个集思广益的渠道
显示组织或部门的存在
是重要的群体沟通方式
2. 会议的目的
开展有效的沟通
资讯传达
监督员工的工作进展
达成协议、解决问题
决策和资源共享
开发创意
激励员工士气
巩固经理人的地位
3. 会议的种类
按人数来分 - 一对一的会议、团体的会议
按开会方式 – 面对面会议、电话会议、视频会议
按开会的目的- 固定的部门会议、临时处理如发事件的会议、宣布人事安排和政策的会议、当中表扬或批评别人的会议、集思广益的会议。
4. 会议的频率
部门会议至少每月一次-要求员工记录在笔记本上
全体大会-至少每半年一次
处理突发事件会议避免频繁
一对一的会议（绩效管理）可以随时举行，不要超过一个小时
5. 会议成本的计算
会议时间成本=参加会议的人数*（与会者的准备时间+与会者的旅行时间）+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间
会议时间：6小时
准备时间：两个小时
差旅费用：三天
秘书准备时间：四个小时
会议服务人员：6小时
直接的会议成本：酒店场地、印刷品
效率损失的费用：

宁驿人

第二讲 会议效率不高的原因及解决方案

1. 会议效率不高的原因
时间安排不合适
地点安排不妥当
开会对象选择不对
主持人影响力不够
参会者的技能不够
准备工作不够充分
目的和结果不明确

2. 如何进行预防性管理
时间安排要合适
地点安排要妥当-不要在经理办公室、圆桌
开会对象选择对-必须参加人员、选择性人员
主持人要有影响力-非权威性的影响力，有亲和力和说服力
参会者要有听的技能
准备工作充分
目的和结果明确


3. 高效会议的八大特征
只有必要时才召集-must会议是有效的need
经过好好筹备过
拟定和分发了议程表
严格遵守了时间-开始和结束的事件
一切都是按部就班
请了最有经验的人出席
结束时作了评论和总结
记录了决定、意见和负责人

4. 会议规范

时间安排规范
例：8.00-17.00
8.00-9.00 不适合开会，上班心情没有调整好，不愿意说话，比较适合处理邮件
9.00-10.00 一对一会谈，商务谈判、业务分析
10.00-12.00、13.00-15.00 适合集思广益等不一定要有结论的会议，如头脑风暴等
15.00-17.00 下班前不适合开会

固定的会议流程规范
一个中心，两个基本点
一个中心：会议的中心内容
两个基本点：会前的准备和会后的跟踪

宁驿人

会议流程
准备
开始 – 致欢迎辞、会议目的、交流会议议程、具体时间限制、制定负责人记录会议笔记、会议规章制度
议程 分享话题和目标、交流信息、出主意做决定、确认行动
结束 总结、安排下一次会议
会后跟踪 写备忘录、发备忘录、指定负责人具体跟踪某项行动、安排下次一汇报

会议本身原则规范house keeping
1。参会者要将每周工作安排交给会议主席，以便让主持人知道那天有空
2。超过一个小时的回忆要有书面的通知
3。所有参会者都有要有准备发言的心态
4. 会议要能准时开始、准时结束
5. 负责人对决议能否达成负直接责任
6. 维护与会者的尊严、不能谩骂羞辱别人
7。要有人提出不同建议，鼓励有益冲突，甚至可以制定人员扮演黑脸
8. 会后要能拿到书面纪录-三天内拿到会议记录
9. 参会者要履行反馈职责
10. 要请第三方监控会议品质


第三讲 开会前的准备工作

1 引言
2 如何判断是否需要开会
不需要开会的情况
已经按惯例开过的会议
没有讨论的特别事情
还有比开会更好的方法
预算出的会议成本太大
决策者已经决定的事情
一定要开会的情况
1。把信息同时传递给很多人
2。需要别人参与集思广益
3。需要听取各部门工作汇报——交报告没有开会效果好
4。需要当众表扬或者当众批评的时候——特别大的错误、导致一定的隐患
5。给小组或部门分配任务时
3 会议准备的作用和方法
可以选择最适当的讨论方式
使与会者有讨论的方向
事先告知与会者做好准备
节省会议时间与减少冲突