品质记录管理程序

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1.目的和适用范围
为证明企业品质管理体系运行有效，对已完成的各品质管理体系过程相关的活动的结果提供证据。
本程序适用于企业所有品质记录，包括来自供方的品质记录。
2.职责
2.1 品质部是品质记录的归口管理单位，负责制定和保持本程序。
2.2 管理部负责管理品质记录的统一编号。
2.3各单位的有关责任人员负责各自归口的品质记录及认证产品记录的标识、收集、编目、查阅、归档、储存、保管、处理工作。
3.工作内容及方法
3.1记录的标识
3.1.1本厂有固定表格形式的品质记录采用给定名称和在记录右上角统一编码的办法进行标识。记录名称由各使用单位给定，由品质部审核后，报管理部按规定统一部门编码并存档空白样表各一份在品质部、管理部。
3.1.2各单位不需要固定格式的品质记录如会议纪要、通知等，按《文件管理》的要求进行编号。。
3.2记录的收集、归档
3.2.1各负责提供品质记录的单位，指派专人负责收集并及时向该记录的归口单位提供；多联记录还需向相关单位提供，归口单位及相关单位指派专人（文件管理员）进行管理。
3.2.2凡要求按月（季）提供的品质记录，提供单位文件资料管理员应在次月（季）初五日内提供。
3.3记录的编目、查阅
3.3.1各归口单位及相关保存单位的文件资料管理员应建立本单位存放记录的登记表。各单位对所归口负责的记录，每年年末报一份目录清单给品质部备案（若本年度无新增记录表格则不需上报清单），由品质部建立企业品质记录台帐。
3.3.2 文件资料管理员将收集的各类记录按单位编码进行编目，以便查阅。
3.3.3相关人员需要查阅品质记录时，应填写品质记录借阅登记表。原则上品质记录不得借离保存地点，对于只有唯一版本的记录不准借出，如特殊需要，须经该品质记录存放单位的负责人批准，并办理借阅手续，按归还日期送还；借阅的记录不得丢失、涂改，到期不还由文件管理员收回。
3.4品质记录原始样表的申请、确认按《文件管理》的规定执行。
3.5品质记录的储存、保管
品质记录一般情况保存三年，对顾客特殊要求的或另有规定的按规定保存期办理。
3.6品质记录应字迹清晰、内容完整，不得随意涂改，如更改，按《文件和资料控制程序》规定执行，品质记录可以是书面的，也可以是电子或其它媒体形式，认证产品的品质记录要能起到证实产品的符合规定要求的作用。
3.7品质记录的处理
品质记录超过保存期限时，记录单位文件资料管理员应及时填写品质记录处理审批单，经归口单位负责人批准后销毁，对于认证产品的品质记录经技术中心批准后销毁，不经批准的品质记录不得私自销毁。
4.品质记录
(1)品质记录处理审批表
(2)品质记录台帐

[ 本帖最后由 sunny8785 于 2007-7-10 14:29 编辑 ]

方欣

写得不错，可资借鉴