企业行政管理必修课

可胜则胜

1、 现代办公室的主要特点
第一、 现代办公室工作信息化的特点
第二、 办公的效率化
第三、 现代办公室的多功能化

2、 未来办公室的发展趋势
第一、 办公设备的不断发展和改进，办公自动化设备将更加微电子化
第二、 办公活动中传统式的文件、表格、报表等“有形产品”，在未来的办公室作业中可能变成不是主要的手段
第三、 未来的办公室工作人员，特别是那些从事信息产品生产和信息加工处理的人员，将可通过计算机通信网络，在“电子化家庭”中就可能完成他们担当的工作或部分工作，并能参与决策活动。

3、 办公自动化与办公室管理
办公自动化与办公室管理既有联系，又有区别。
第一、 办公室管理与办公自动化是两门内容既有交叉又各有独立学科体系的相关学科。
第二、 两者产生和发展的背景知识和理论渊源各不相同。办公自动化是二十世纪70年代产生发展起来的，主要支持理论是计算机技术和现代通讯技术等；办公室管理的产生比办公自动化早50年，其理论渊源是泰罗的《科学管理原理》。
第三、 办公室管理与办公自动化的目的不同。
第四、 办公室管理与办公自动化的内容不同。
第五、 办公室管理的生命力的精髓是它的管理学性能和系统工程性能。
4、 办公室管理在管理中的地位和作用
（1） 中心的地位和作用
（2） 枢纽的地位和作用
（3） 窗口的地位和作用

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1、 办公室管理的含义
办公室管理即依据办公室内在活动机理，利用先进的科学技术，综合运用办公室中的人力资源，从而有效地实现组织目标的过程。它包括四个要素：一是明确的组织目标；二是服从自己目标的运转方式；三是管理人员；四是先进的科技管理手段。

2、 办公室管理的性质
办公室工作管理具有综合性、辅助性、服务性三重属性。（详见P14—15）

3、 办公室工作管理职能
（1） 指导职能
（2） 参谋咨询职能
（3） 管理服务职能
（4） 协调职能
（5） 监督职能

4、 办公室管理指导思想
（1） 为领导机关服务
（2） 为相关的各级部门和领导服务
（3） 为人民服务

5、 办公室工作管理的基本原则
办公室的基本原则是指办公室工作人员必须遵循的规则和道德规范。我国办公室工作应遵循以下原则：
（1） 准确原则
（2） 迅速原则
（3） 协调配合原则
（4） 密切联系群众原则
（5） 一切从实际出发的原则

6、 办公室机构设置的准则
（1） 科学合理的原则
（2） 效率效能的原则
（3） 层次管理的原则
（4） 精简有力原则

7、 办公室工作方法
（1） 目标管理的方法
（2） 沟通方法
（3） 协调方法
（4） 激励方法

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1、 办公室管理系统的含义
办公室管理系统，简称为办公系统或办公体系，是由具有一定职责和职务分工的各办公机构所组成的完整系统，它包括政府机关的办公体系和企、事业单位的办公体系。

2、 办公室管理系统的基本要素
办公室管理系统的基本要素包括：
（1） 办公人员
（2） 办公信息
（3） 办公手段
（4） 办公机构
（5） 办公制度
（6） 办公环境


3、 办公室工作规程
办公室建立的各种规章制度称之为“办公室工作规程”，其主要内容有：
（1） 工作项目名称的规范化
（2） 明确规定工作内容和范围
（3） 不同岗位人员专业化要求
（4） 工作基本程序
（5） 标准化要求
（6） 规章条例的政策依据
（7） 明确协作关系
（8） 接受监督

4、 办公室管理系统组织结构类型
（1） 集权组织结构
（2） 线性组织结构
（3） 横向组织结构
（4） 线性——横向综合型组织结构
（5） 委员会组织结构
（6） 矩阵式组织结构


5、 办公室管理系统组织结构设计原则
设计良好的办公室管理系统组织结构在本着“简单实用”原则的前提下，还应遵循下列原则：
（1） 明确性
（2） 动态性
（3） 适当性

6、 办公室管理系统组织结构设计关键因素
管理人员在进行组织结构设计时，必须考虑以下六个关键因素：
（1） 工作专门化
（2） 部门化
（3） 命令链
（4） 控制跨度
（5） 集权与分权
（6） 正规化


7、 办公室管理系统组织结构设计方案
常见的组织结构设计方案有：
（1） 简单结构
（2） 官僚结构
（3） 矩阵结构

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1、 办公室职位划分的含义
办公室职位划分就是在办公室工作管理过程中根据其性质和任务划分不同的工作岗位以及岗位上的职务与责任。它包括三方面内容：一是职务和责任；二是必须有一定的工作任务；三是有相应的职权。

2、 职位与职称的区别
第一、 职位是人与事的有机结合；职称是以人为中心而设置的，强调人的学术或技能水平，与其在组织中所担任的职务无直接关系。
第二、 职位的数量是有限的，而职称不受数量限制。
第三、 职称的高低并不反映职务高低和工作任务的大小。
第四、 职位不随人走，而职称可以随人走。

3、 办公室职位划分的依据
“因事设职”是办公室职位划分的总标准。办公室职位划分的依据或标准是：
首先，职位划分应以办公室地位为前提。
其次，职位划分应以事为中心，而不应以人为中心。
再次，办公室职位划分应随客观情况的变化而加以调整。
最后，办公室职位划分的主要任务，是对个人职位加以分析评价，从而得出每个职位上所需要的人的标准，以达到人尽其才。

4、 办公室职位划分的功能
办公室职位划分的功能是根据客观的职位划分标准做到人适其职，职得其人，以发挥办公室工作人员的聪明才智和学识技能，使工作获得最佳效果。具体表现为：
（1） 办公室职位划分提供了“因事求才”的用人标准。
（2） 办公室职位划分是支付薪水的重要基础。
（3） 办公室职位划分是实行岗位责任制的前提。
（4） 办公室职位划分是实现办公室管理科学化和现代化的重要手段。
（5） 办公室职位划分是高校制定专业设置计划和招生计划的重要依据。

5、 办公室职位划分原则
（1） 系统原则
（2） 最低职位数量原则
（3） 整分合原则
（4） 能级原则

6、 办公室主任的职责
“服务”是办公室主任的根本职责。具体来说，办公室主任有以下四项职责：
（1） 承办。
（2） 参谋。
（3） 管理。
（4） 协调。

7、 党政机关办公室秘书职责
党政机关办公室秘书主要有行政秘书、机要秘书、生活秘书和专业秘书，其职责存在差异。（详见P69--70）

8、 办公室职位分析及其作用
办公室职位分析就是面对办公室业务工作的复杂结构关系，通过收集和掌握可靠的办公室业务活动情况和规律，找出完成各项业务最佳的方法和途径，并在此基础上确定完成各项职务所需条件的过程。
其作用表现在以下三个方面：
（1） 为组织录用、挑选和恰当配置办公人员提供依据。
（2） 使办公室职务更加简化和标准化。
（3） 是职务评价的重要前提。

9、 办公室职位分析的步骤和方法
办公室职位分析工作可分为四个阶段：
（1） 准备阶段
（2） 职务分析阶段
（3） 编写职务说明和职务规范
（4） 职务评价
办公室职位分析常用的方法有：问卷法、面谈法、职务观察法、职务测验分析法等。

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1、 办公室管理工作程序的含义和内容
所谓办公室管理工作程序，是指办公室内按照一定模式制定的完成各项管理工作所需的步骤的总和。它或者是书写、计划、讨论、收集、整理等一连串相关联的有计划的工作处理方法，或者是完成某一项工作的日程计划。
办公室管理工作程序设计的内容包括：确定事务处理的数量，组成程序的步骤顺序及性质，为设计程序研究相应的方法、方式、技术手段，程序使用的最佳时间和空间条件；将程序用文字或图表表述出来；设计统一程序等。

2、 办公室管理工作程序设计原则


3、 办公室管理工作控制的含义和内容
办公室管理工作控制就是通过办公室高层领导的指挥，使办公室工作沿着预定的目标前进。
办公室工作控制的内容主要有：（1）数量控制；（2）品质控制；（3）时间控制。


4、 办公室工作简化的目标
办公室工作简化的总目标是提高办公室工作的效率。其具体目标主要有：（1）建立责任制，实行权责一致原则，减少相互推诿，相互扯皮；（2）将办公费用降到最低；（3）建立最有效的文件批阅传送程序；（4）缩减行政人员、办公室空间和资金；（5）在准确的时间将准确的管理信息传递和反馈给高层管理人员；（6）保证办公室管理达到自身目标。

5、 办公室管理工作简化的意义
办公室管理工作简化的意义表现在：
（1） 它从整体上提高办公室管理工作的效率
（2） 节省人力、物力和办公开支
（3） 通过办公室工作系统的测定分析，为上级管理者提供咨询，帮助他们做好管理和决策
（4） 在全体办公人员中灌输“效率就是生命”的观念，使办公人员心中时刻有效率观念

6、 办公室管理工作简化的程序

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1、 办公室量化管理的含义
办公室量化管理就是把是生产过程的劳动量化管理的理论和方法应用于办公室工作人员的工作和服务的科学化管理。换言之，就是把办公室工作人员的业务活动加以定量化（即量化），使各项工作都有明确的定量标准，包括数量的、品质的和时限的具体要求，从而使每个工作人员都能主动地、自觉地争取工作满负荷，高效率地开展工作。

2、 办公室工作量化管理的特点和内容


3、 工作定额的制定原则
制定工作定额是办公室工作量化管理的基本工作之一。制定工作定额的原则要求包括以下几项：
（1） 制定标准定额，必须遵守实事求是、因地制宜、满足工作目标的原则；
（2） 规定工作品质标准必须遵守品质标准与业务性质一致性原则；
（3） 实行量化管理的各项工作、业务之间必须体现相互联系、相互依赖的系统优化原则；
（4） 量化管理系统的各个子系统之间执行的各项标准定额，应保持平衡性的原则；
（5） 工作定额的量化结构必须遵守定量计算与定性分析因素相结合的原则。

4、 工作定额的考核原则
（1） 品质结合的原则
（2） 工作定额考核与目标管理相结合原则
（3） 工作定额考核与人的主体因素相结合原则
（4） 考核要结合激励原则

5、 工作定额的考核方法
（1） 记分法
（2） 加权法
（3） 评语记述法
（4） 目标管理评价法
（5） 绩效要素比较法

6、 办公室工作量化管理的计划与实行
（1） 准备工作
（2） 调查研究
（3） 系统分析
（4） 试行、考核、总结

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开放式办公室
办公空间开放式设计，也称“办公室美化布置”或“办公室模数式设计”。它不像传统的部门分隔式办公室那样有固定的分隔独立空间，而是在开放的办公场地根据需要利用可移动物体随机确定工作间的位置。
开放式办公室的特点：（1）不设个人专用办公室；（2）组合工作间的材料丰富多样；（3）办公室工作人员的地位级别，主要不是用办公位置来确定，不设传统的首长座位，而是凭承担的任务来确定位置。
开放式办公室的优点：（1）降低建筑和能源的成本；（2）办公空间重新布置的灵活性；（3）办公流水线，无空间障碍，便于办公业务的交流与相互接触；（4）开放式办公室新用的间隔物在会计科目上属动产性质，可以利用折旧以减少税务。
开放式办公室的缺点：（1）不便于单独性的办公活动；（2）办公空间干扰因素增多；（3）整个开放式设计系统尚不健全；（4）尚有些脱离实际需要的地方。

4、 办公室内部空间的颜色
办公室内部空间的颜色设计有考虑以下几个方面：
不同的颜色对人会产生不同的心理状态或情绪；
不同的颜色，对于办公建筑的朝向和所处的地理气候等自然环境产生不同的效果；
要注意办公室墙壁、天花板、地面、办公家具与设备的颜色选择。

5、办公室照明系统与美化
现代办公室对于视觉管理的基本要求是：为工作人员提供舒适的照明和安全的作业位置；帮助工作人员提高视觉能力和舒适感；建立合乎审美观点的工作区。
为此，办公室照明系统美化要考虑以下几个方面：
办公室照明英尺烛光度；
办公室的光源；
工作区照明设计；
工作照明与周围照明的结合。

6、 办公场所听觉环境管理
噪音会影响工作人员的身心健康和工作效率。办公场所听觉管理主要是对噪音进行控制。
办公室噪音的来源。
办公室噪音的控制方法。
关于办公室声音管理的新探索——播放背景音乐。


7、办公室室内空气环境的管理
办公室空气环境管理的内容主要有：
（1） 温度控制
（2） 湿度控制
（3） 空气流通
（4） 空气净化