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标题: 如何编写清楚易懂的报告书 [打印本页]

作者: 神气小小猪 时间: 2011-11-8 20:53
标题: 如何编写清楚易懂的报告书
即便大家常提到的现场改善报告书，我们都知道由于有不同的目的，不一样的听众对象，而有着不同的编写，既然如此，那么当我们实际着手去编写报告的时候，该以什么的逻辑来编写呢？
其中最重要的条件是，能够把活动中自己的所想和努力过程完整地传达给对方并使对方理解，能够做到这一点，就是一份完整的清楚易懂的改善报告书。不论改善的过程有多么艰辛，如果无法让没有参加改善的人理解，不能让他们产生深刻的体验，那么所有的艰辛终将化为泡影。
报告编写重点：
A编写报告的大纲，将报告书作成的共通语予以一般化，通俗化，并依照QC Srory来作成，这就是清楚易懂报告书作成的最合适的手段。
B明确的目的及结论：按照QC Srory的方法来编写报告就可以变得相当明确，至于内容则全凭实际的改善内容及编写方法，而在QC Srory的每个步骤的目的和结论，也要明确地指出很清楚地要做什么，做到什么程度，以及很清楚地已完成了什么。
C强调要传达的讯息：因为很难去完整地编写出所有活动的内容和改善过程，所以应用技巧去强调想要传达的信息。特别是在有限制张数的情况下和发表时间受限的情况下，更应该在狠下功夫，要注意切莫疏忽掉活动的特点及想要强调的事项。
D重于视觉：阅读能够让人一看就可以理解，更具技巧的是，活用QC手法的技巧以谋求更佳的视觉化。
E文章要短小：长篇大论的文章会让人读得有气无力，尽时将改善过程简单加以描述，采取短文的编写方式能更具效果。
F编写报告时，要站在阅读该报告对象的立场，设法来做清楚易懂报告的展现。
G注意不要有字体太小或过细，还有杂乱文字及数字，字体要够大且够粗，要坐在最后一排也能清楚看见，读起来也就很方便。
H现场改善活动的报告书并不是技术报告书或业务报告书。经由全体成员智慧的凝聚，相互合作所得的成果，它的改善活动究竟是采用何种架构？又有什技巧才能得如此成果呢？还透过该项改善活动所取得的经验和改善能力的提升等项都要融入其中。
报告书的作成准备：
A确认报告书的作成目的：报告书有着各种各样的种类和目的，往往会因为不同作成的目的和不同的阅读对象而有着不一样的作成要领及重点。
B确认作成要领：在外部发表大会中，关于成果发表或经验发表的编写要领，都一定会有指定的作成要领及原稿用纸、使用张数等等的事项，所以除了要去确认有没有作成要领，某些时候还要去收集这些资料，确认其内容。
C对于改善活动过程中所作成的各种资料、数据、活动要点等等都要做汇总和整理，如遇到那些需长时间收集数据的改善案例，必要的时候可以重新收集部分数据以掌握最新情况。
按照QC Srory的报告书作成要点：
开始：
1．介绍公司及其它的产品或服务的内容：（不得有市场宣传或广告成分）
2．改善团队介绍：所担当的职场及工作内容；圈的特长及座右铭，圈员的组成和资历。
3．作为改善主题背景的作业工程概要说明：尽量使用行业术语，采用一眼就能理解的技巧。
4．本次报告特别要强调的项目
选题理由
1．在本次选题时，应特别考虑的事项：团队及公司方针，到目前为止改善活动的反省，选定题目的方法等等
2．选题经过：问题点的摘选方法，选题理由的背景；问题点是如何评价的，筛选的技巧又是什么？
3．总结筛选出的改善主题与它所呈现不良的事实证据；呈现最客观的数据（别忘了注明数据的来源）；与公司方针的关联状况以及给后程带来不便的事实数据。
现况把握
从现象来问题作分析，对于如何来发现问题所呈现的偏差，经及如何来制定改善目标予以汇总。
1.欲把握现况,必须先了解有关活动主题的作业概要.通常使用流程图绘制作业流程图并借以说明作业之概要.
2.为设定目标,必须使用推移图或条形图等,把握问题活动的重点管控特性和过去到目前的推移状态.
3.从各种不同的领域市政查问题的不良现象,然后把问题项用简单的叙述与图表\记号等记录.
4.适当使用QC手法,要将其数据的历史明确化.
5.现状把握结论,也就是要把所发现的问题点偏差做明确的呈现.
6.现状把握与要因分析不可混淆,现状把握是从各种不同的角度调查问题的不良现象而已,要因解析则是调查现场条件5M的不良程度与不良现象之关系.
7.目标设定时,目标项目(管控项目),达成期限,目标值之三项必须写清楚.
8.目标设定的依据何在,必须列出具体而又充分的理由.
活动计划
将活动计划(包括计划与实际达成现况)及权责分配予以汇总,它对今后的活动内容也有概要说明.
1. 活动计划:有哪些实施项目和日程计划;改善面员职责分配,对哪些需要特别下功夫的更要提起;推进的方法和QC手法的活用也要特别记载.
2. 活动实绩的标注:能够将改善计划和实绩加以对比的话,可以让人更了解.
解析:对于在现状把握中掌握到问题的问题点(偏差)的发生原因,该如何来做验证加以汇总.
1. 要把现状把握阶段成为问题的项目变为特性要因图和其它QC图表的特性,否则就失去现状把握的意义.
2. 不管特性要因图或关联图,都必须尽可能地绘出30个以上的要因,以免真因验证时有所遗漏.
3. 要因探索和要因分析所使用的QC手法,如特性要因图,关联图,推移图都要清楚地绘出并做简要说明.
4. 真因验证,从所筛选出的要因当中,如何找出问题的真因都要相当明确.
5. 将因果关系很清楚地用事实、数据来做阐述。
对策实施：将从对策方案的检讨到对策的实施的经过做汇总整理。
1.不管撰文叙述或以图表表示，都必须可以看懂要因与对策事项之对就在。要避免和要因没有关联的对策事项出现，否则便破坏了QC Srory的连接。
2.绘制含糊的对策方案系统图，而必须具体地写明实施对策事项的内容（加进图表、照片等）
3. 必须详细说明对策事项:具体的对策是做了什么事,实施的对策是紧急对策还是应付依据的对策或再发防止的对策,也必须提到.
4. 对策是否影响其它部门或其它管理项目,也必须要提到.
5. 对策的方案筛选:当有许多对策方案时,对于如何来评价选出最合适的方案要予以明确化.
6. 对策的实施:有关对策的实施状况,从计划到实施这个过程的辛劳都要涵盖其中来做汇总整理.
7. 对策内容要以图解或可以呈现出来的记录来做保存.
效果确认:将是否达成本次活动题目的实绩,以及与改善目标互做比较后的改善程度与无形成果都要予以汇总.
1. 有形成果:从每个对策效的明确化,得以了解各个对策的实施效果;根据和目标值相同的项目,来和达成的状况做对比;采用和现状把握相同的特性来做确认的话,方能将效果加以呈现
2. 无形效果:团队士气、固有技术、QC手法的活用、问题解决能力的提升等等；很客观地用数据来加以呈现，能够明确理解其中的变化
3. 与改善目标设定时一样的特性来调查效果和目标相互比较，并绘出改善幅度。
标准化：为了让具有改善成效的对策得以持续，落实所采取的有效处置方式是根本。
1．准化（对策内容的持续）：每个对策的标准化（制定及修定）来进行汇总。
2．管理的扎根落实（对策与内容的扎根）：将实施事项（教育训练等方法能够彻底周知）予以汇总。
3．落实扎根的状况：展示出实际的标准和落实管理之后的改善状况推移图，使标准化的确实性更加明确。
4．对制定对策后改变的新工作方法程序或手册等叙述修改的标准或规定的内容，包括新工作方法的制度化，改变工作的流程重写，管控项目的追加或变更，并对相关人员进行教育训练。
反省、残留问题点：再次回顾整个活动，从各种观点能够清楚地了解优缺点和残留下的问题点并加以汇总。
1．优点和缺点：作为改善活动的过程，涵盖题目的选定方法、计划及目标的制定方法，问题解决的一致性，QC手法的活用等要点。
2．残留的问题点：与该题目有关所残留下的问题点；为了扩大本资次的效果，若对其它业务做水平展开后它的实施结果的话，也要予以明确；参照对优缺点所作的反省，整理之，供以后的活动时PDCA循环的事例参考。
今后计划：将解决掉的一个活动题目做总结，并参照反省的心得，很具体地汇总出本次的活动成果及所残留的问题点，以定出今后展开的方向。
1．与该题目有相关的今后计划：对所残留下来的问题点，很明确地展现出在今后的QCC改善活动或是在日常业务当中又该如何将它融入改善规划。
2．与QCC专案改善有关的今后计划：对那些确认后所得知的无形、还有反省时所理解到的优缺点，要明确地呈现出如何来将它融入到今后的活动中，且依PDCA循环来运作。
QC手法的作成技巧：在报告书作成时所用到的QC七工具及新的QC七工具，最常使用的几种技巧的编写重点在此加以说明，应用QC手法编写报告书的重点就在于务必要准确。原因是图形中的点和线，或是棒形柱全都是显示其数据的量和数。如果随随便便不要求准确，不仅无法传递正确的事实，而且可能变成招致误解的原因，所以一定要特别注意。
QC作图时的基本技巧：
1．要考虑横轴纵轴两者长度均衡，不要有差距过大的现象
2．轮廓线、数字、数据线，点等等要用粗体书写
3．务必在写上特性值的起始点（“0”）
4．除非要强调变化时，刻度线不可以从中间折断
5．有既定的顺序就要依照顺序，没有规定时就照着大到小的顺序。
6．对那些经层别后的数据及不同的数据，要有明确的区分
7．重要项目要标上颜色、阴影线及圈出等方式来做区分
8．标题及数据的来源、数据的数量一定要登录
9．图标题要写在下方，表标题则写在上方
10有许多图表时，要编号。

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